Die FinanzOnline-Verordnung (FOnV 2027) tritt am 1. Jänner 2027 in Kraft und ersetzt bzw. vereinigt alle bisherigen Verordnungen zum Thema FinanzOnline. Ziel ist eine Vereinfachung der Bestimmungen und die weitere Digitalisierung des Steuerverfahrens.

FinanzOnline wird auf eine neue Rechtsgrundlage gestellt

Die FOnV 2027 regelt künftig in einer einzigen Verordnung die elektronische Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen, Parteienvertretern und der Finanzverwaltung. Gleichzeitig wird FinanzOnline auch als Authentifizierungs- und Identifizierungsinstrument für andere behördliche Verfahren verankert.

Für Steuerpflichtige bedeutet dies vor allem mehr Übersichtlichkeit und klarere Vorgaben hinsichtlich:

• Teilnahme an FinanzOnline
• Identifikation der Nutzer
• elektronischer Einbringung von Anbringen
• Datenübermittlung
• Benutzerverwaltung
• Missbrauchsschutz und Datensicherheit.

ID Austria wird zum Standardzugang

Eine der wesentlichsten Neuerungen betrifft den Zugang zu FinanzOnline. Im Oktober 2025 wurde der Zugang bereits insofern eingeschränkt, als dass Personen, die mittels Teilnehmer-ID, Benutzer-ID und Passwort einsteigen, eine 2-Faktor-Autentifizierung (2FA) benötigen.

Mit Jahresbeginn 2027 erfolgt der nächste Schritt in Richtung ausschließlicher Zugang über einen elektronischen Identitätsnachweis (E-ID), insbesondere über die ID Austria. Bei Neuanträgen werden Teilnehmerkennung, Benutzer-ID und Passwort nur dann vergeben, wenn einer der folgenden Ausnahmefälle zutrifft:

• Person hat keine Möglichkeit zur Registrierung oder Nutzung einer E-ID (z.B. kein Internetzugang),
• es liegt eine Zugangssperre vor oder
• es sind berufsmäßige Parteienvertreter (Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Anwälte etc.) betroffen.

Ab Oktober 2029 werden dann bestehende Zugänge mittels Zugangsdaten und 2FA für alle natürlichen Personen gesperrt – es sei denn, einer der Ausnahmefälle trifft zu.

Der Standardzugang ist dann die E-ID, die in Österreich der ID-Austria entspricht. Alternativ können qualifizierte elektronische Identifizierungsmittel anderer EU- bzw. EWR-Staaten verwendet werden, sofern diese das Sicherheitsniveau „hoch“ nach der EU-Verordnung zur elektronischen Identifikation (eIDAS) erfüllen.

Eigene FinanzOnline-Funktionen müssen verpflichtend genutzt werden

Ein weiterer Schwerpunkt der Verordnung betrifft die elektronische Einbringung von Anbringen. § 14 FOnV 2027 listet rund 130 Anbringen auf, für die eine eigene FinanzOnline-Funktion zur Verfügung steht. Diese Funktionen sind verpflichtend zu verwenden. Dazu gehören beispielsweise:

• Einkommensteuererklärungen
• Körperschaftsteuererklärungen
• Umsatzsteuererklärungen und UVA
• Kommunalsteuererklärungen
• KESt-Anmeldungen
• Schenkungsmeldungen

Die in der FOnV 2027 aufgezählten Anbringen sind auch dann verpflichtend elektronisch über FinanzOnline einzubringen, wenn in den jeweiligen Abgabengesetzen ein Wahlrecht besteht.

Die bisher häufig genutzte Funktion „Sonstige Anbringen und Anfragen“ soll künftig nur mehr als Auffanglösung dienen, wenn für ein Anliegen keine spezielle Funktion vorhanden ist. Diese allgemeine Funktion ist aber jedenfalls nur dann gültig, wenn der Adressat das Finanzamt Österreich oder das Finanzamt für Großbetriebsprüfung ist. Eingaben an eine andere Finanzbehörde (z.B. Amt für Betrugsbekämpfung oder Zollamt) gelten als nicht eingebracht.

Mutwillensstrafe statt Unwirksamkeit

Eine praxisrelevante Änderung betrifft die Sanktionen bei falscher Nutzung von FinanzOnline. Bisher konnten Anbringen unter Umständen als unbeachtlich gelten, wenn sie über eine falsche Funktion eingebracht wurden. Diese sehr unangenehme Rechtsfolge entfällt.

An ihre Stelle tritt eine neue Mutwillensstrafe: Wird trotz Aufforderung wiederholt die falsche Funktion verwendet, obwohl eine spezialisierte Funktion zur Verfügung steht, kann die Finanzverwaltung eine Strafe von bis zu 700 Euro verhängen. Damit soll die korrekte Nutzung der vorgesehenen elektronischen Prozesse sichergestellt werden.

Klarere Regeln für Verantwortlichkeit und Missbrauch

In der Verordnung wird klargestellt, dass ein Anbringen als von jener Person eingebracht gilt, deren Zugangsdaten oder elektronische Identität verwendet wurden. Eine Weitergabe ist verboten.

Gleichzeitig enthält die Verordnung einen Missbrauchsschutz. Kann glaubhaft gemacht werden, dass:

• Zugangsdaten missbräuchlich verwendet wurden,
• sämtliche Sorgfaltspflichten eingehalten wurden und
• unverzüglich auf den Missbrauch reagiert wurde,

dann kann das Anbringen unbeachtlich sein.

Wer unentgeltlich ein Familienmitglied steuerlich vertreten möchte, darf die Zugangsdaten – wie bisher schon – nicht weitergeben, kann aber mit der eigenen E-ID die unentgeltliche Vertretung beantragen.

Kommunalsteuer künftig ausschließlich über FinanzOnline

Obwohl Kommunalsteuern an die jeweilige Gemeinde zu entrichten sind, müssen entsprechende Erklärungen ab 2027 ausschließlich über FinanzOnline eingereicht werden. Das Finanzamt leitet diese an die zuständigen Gemeinden weiter.

E-Mail bleibt weiterhin unzulässig; Fax bleibt

Unverändert bleibt die Rechtslage hinsichtlich E-Mails. Auch unter der FOnV 2027 stellt die Übermittlung eines steuerlichen Anbringens per E-Mail grundsätzlich keinen zulässigen Einbringungsweg dar.

Im ursprünglichen Entwurf der FOnV 2027 war geplant, die historische Telekopierer-Verordnung aufzuheben. In der veröffentlichten Fassung wurde dieser Schritt wieder gestrichen. Damit bleibt das Fax grundsätzlich erlaubt. Da jedoch ab 2027 die meisten Anbringen zwingend über FinanzOnline einzubringen sind, bleibt in der Praxis das Fax vor allem in der Kommunikation mit dem Bundesfinanzgericht, Zollamt oder Amt für Betrugsbekämpfung relevant.

Praxistipp: Wer noch (immer) keine ID Austria beantragt hat, sollte dies nun dringend ins Auge fassen, da nicht nur die Finanz, sondern auch viele andere Behörden wie Sozialversicherungen etc. auf den ausschließlichen Zugang mittels E-ID setzen.

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RIS: FinanzOnline-Verordnung 2027